Dimensionner une équipe d'aide à domicile ou de SSIAD ne se résume pas à compter les heures d'intervention : les trajets entre deux domiciles, le temps de transmission à chaque passage et les absences réduisent le temps réellement disponible de chaque intervenant. Renseignez vos bénéficiaires, la fréquence et la durée des passages, vos temps de trajet et de transmission, puis la capacité d'un équivalent temps plein : le simulateur affiche l'effectif nécessaire, la charge hebdomadaire et la part du temps qui n'est pas passée auprès de la personne.
Le simulateur part du nombre de passages hebdomadaires, produit du nombre de bénéficiaires par la fréquence moyenne des passages. Chaque passage consomme trois temps : la durée de l'intervention elle-même, le trajet pour s'y rendre et le temps de transmission, c'est-à-dire lire ce que le collègue précédent a noté et écrire ses propres observations. La somme, convertie en heures, forme la charge hebdomadaire totale. En face, la capacité d'un équivalent temps plein n'est pas sa durée contractuelle : il faut en retirer les congés, les absences, les réunions d'équipe, la formation et le temps administratif. Le simulateur applique donc un taux de disponibilité à la durée hebdomadaire. Le nombre d'ETP nécessaires est le rapport entre la charge et cette capacité réelle. Le nombre de passages par jour et par intervenant divise les passages hebdomadaires par l'effectif obtenu et par les jours travaillés dans la semaine.
Le simulateur raisonne en moyennes lissées sur la semaine. Il ne tient pas compte des pics du matin et du soir, où les passages se concentrent et où l'effectif réellement présent doit être supérieur à la moyenne, ni des week-ends et jours fériés qui exigent des roulements spécifiques. Il ne modélise pas non plus la géographie des tournées : un trajet moyen de dix minutes peut cacher des secteurs ruraux à vingt minutes et des secteurs urbains à cinq. Enfin, le résultat est un besoin en équivalents temps plein, pas un nombre de personnes : avec des temps partiels, l'effectif à recruter est plus élevé. Utilisez le résultat comme point de départ d'un planning, à confronter à vos plages horaires réelles.
Trois minutes par passage sur 280 passages hebdomadaires représentent quatorze heures par semaine, soit la moitié d'un ETP. Faites varier ce champ pour mesurer ce que change un cahier resté au domicile par rapport à une transmission partagée consultée avant d'arriver.
Avec TransmisSoin, l'intervenant consulte les transmissions avant d'arriver et note les siennes en quelques secondes depuis son téléphone.
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